Менеджмент | Басқару құжаттарын құрастыру және ресімдеу

Мазмұны
КІРІСПЕ 4
1-ТАРАУ Басқару құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары ......... 6
1.1.Құжаттар қызметінің маңызы .6
1.2.Басқару іс қағаздарының тілі 23
2-ТАРАУ Басқару құжаттарын рәсімдеудің жалпы ережелері................30
2.1. Іс қағаздарының стилі................................................................................30
2.2.Құжаттарды дайындау және ресімдеудің жалпы ережелері...................43
3-ТАРАУ Әл-Фараби атындағы Қазақ Ұлттық университетінің іс қағаздарын басқару жүйесі 55
3.1.Мекемедегі іс жұмысын жургізу ерекшеліктері 55
3.2.Ұйымдағы құжат айналымын жақсарту бағыттары 65
ҚОРЫТЫНДЫ 68
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР 70
ҚОСЫМШАЛАР...............................................................................................73
КІРІСПЕ
Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі оның кұжаттармен жұмысының дұрыс деңгейге қойылуына байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі - қүжаттаусыз іске асырылмайды.
Техникалық орындаушылардан бастап барлык, буындағы басшыларға дейінгі басқару аппаратының бүкіл жұмыскерлерінің қызметі кұжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін қам-тамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды.
Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық және қоғамдық қызметінің сан қилы мәселелері бойынша кұжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар, өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Кәсіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.
Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың ЖИЫНЫ ІС жүргізу деп аталады.
Қазақ КСР-дағы іс жүргізу жүйесі барлық шаруашылық субъектлерінің ортақ біртектес әдістер негізінде кұрылып, мемлекеттік стандарттар мен ережелерге сәйкес реттеледі. Жаңа экономикалык қатынастарға көшу кезеңінде, әр түрлі мемлекеттік және жеке меншік құрылымдардың жаппай сахнаға шығу жағдайла-рында бұл ережелер үміт болған, және де мемлекеттік ұйымдарда бұл мәселені шешудің қандай да болмасын талпынысы байқалғанымен, әрбір жеке меншік фирма құжаттарды рәсімдеп, дайындап және есептерін жүргізіп өз тәртіптерін орнатуда. Бүл жағдай 11.07.97 ж. № 151-1 ҚР «Тіл туралы» Заңының іс жүргізуді қазақтіліне аудару талабымен күрделене түседі.
4
Қазақ тілін іс жүргізуге ендіру тәжірибе жүзінде ойдағыға қарағанда анағүрлым күрделі процесс болып шықты.
Қазақстандағы бүкіл іс жүргізу жүйесі орыс тіліне негізделген, ал хат-хабарды қазақ тілінде рәсімдеу сауатты аудармашыларды, кеңсе техникасын, қажетгі сөздіктерді, анықтамалықтарды, сондай-ақ мемлекеттік және жеке меншік кұры-лымдарда құжаттарды жасаудың ортак біртектес әдістерін қолдануды талап етеді. Тілден тілге көшу процесін терминдерге әр түрлі түсінік беру және әсіресе нарық-тық өзгерістерге байланысты лексиконда пайда болған казақ тіліндегі ұқсас сөздерді іздестіру сияқты тіл мәселелері де тежейді.
Әрине, бұндай жағдайда құжаттаманы ең алдымен орыс тілінде бірыңғайлау қажет, сосын ғана оны, ең болмағанда элементарлы және анағурлым кеп тараған құжаттар мен жүйелерді, қазақ тіліне аударған жөн.
Қолданыстағы ресми құжаттарға сүйене отырып, осы басылымның кұрастырушылары орыс және қазақ тілдерінде құжаттаудың негіздері бойынша аз ғана білім беруге талпыныс жасады, оны іс жургізумен айналысатын кез-келген маман пайдаға асырып, сан қилы кұжаттарды рәсімдей алады.
Құралдың ішкі кұрылымы алгоритмдер принципі бойынша кұрылған, олар пайдаланушыларға соның негізінде іс жүргізуді ұйымдастыру бойынша фирманың ішкі құжатын, яғни «Іс жүргізу бойынша нұсқаулықты» уақытты үнемдей отырып, сауатты түрде құрастыруға мүмкіндік береді.
Жасалған жұмыс екі тараудан тұрады, кіріспе, қорытынды және қолданылған әдебиеттерден.
5
1. Тарау Басқау құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары.

1.1.Құжаттар қызметінің маңызы
«Құжат» — латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:
1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге
деген) растайтын іс қағазы;
2) жеке басты ресми түрде куәландыратын кұжат (төлқүжат);
3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар).
Кәсіпорынды басқару — мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат акпараттың осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, со-нымен бірге оның мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағалынады. Яғни, ақпараттың көптігі оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап — түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның ықшамдылығымен, көрнектілігімен және қолайлылығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тікелей катынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеуді тәсілі де болып табылады. Басқарудың құралы ретінде кұжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз
6
етуде т.б. қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.
Кәсіпорынның немесе ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие, мемлекеттін архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.
Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазакстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер кабинеті бекіткен «Қазакстан Республикасында барлық ұйымдық-қүқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды баскару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын № 562 қаулысы болып табылады. «Ережелерде» кұжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған (17, 109). Құжаттарды топтастыру — оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.
Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото, кино- бейнеқұжаттар) болып бөлінеді.
Мазмұнына қарай — ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді.
Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б.
Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді.
Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді.
7
Орындалу мерзімі бойынша кұжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді.
Шығу тегіне қарап кұжаттар қызметтік және ресми жекелік (атаулы) болып бөлінеді.
Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.
Заңдылық күшіне қарай шын және жалға кұжаттар болып бөлінеді.
Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск — шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка — кұжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат -— құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұскасы болып бөлінеді. Сақталу мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10 жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын. ГОСТ 6.10.1-88 бойынша Қазакстан Республикасында қызмет ерекшелігіне қарай «Құжат толтырудың бірыңғай жүйесі, негізгі ережелер» (А. 1992) белгіленген. Осы мемлекеттік стандартқа сәйкес кұжат толтырудың 16 бірыңғай жүйесі бар: жоспарлы, есептік-санақтық, алғашқы есептеу, қаржылық және бухгалтерлік-есептік, ақшалай есеп айыру, ұйымдық-өкімдік, баға белгілеу бойынша, материалдық-техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша, сауда бойынша, сыртқы сауда бойынша, кұрылыс жобасы, өнер тапкыштык және жаңалықтар ашу бойынша, әлеуметтік қамсыздандыру бойынша, еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы бойынша, халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша.
Ұйым өзінің қлыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін әзірлейді. Ондай табелъге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері де, сондай-ақ есептеу техникалық құралдары аркылы жасалған түрлері де енеді. Құжаттарды басқару қызметі салалық бөлімдердің барлығына бірдей іс номенклатурасын жасап шығарады. Қағаз санының шектен тыс көптігінен
оларды жасауға көп күш, уақыт кетеді, Мұның өзі тікелей іске, ауызша түрдегі
8
жеке қарым-қатынасқа кедергі келтіреді.
Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды
толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіңдік береді. Бірақ бұл — құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы
басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.
Әрі карай біз фирманы кұру, оны ұйымдастыру, жеке құрамын жедел басқару және хат жазысу туралы айтамыз.
Құжаттың жеке құрамды бөліп деректеме (реквизит) деп аталады:
-қүжаттардын міндетті деректемелеріне мыналар жатады:
-ұйымның атауы — құжат авторы;
-ұйымның коды — құжат авторы;
-құжаттың (хаттардан басқа) атауы;
-тақырыбы;
-құжат түрінің коды;
-құжатты толтыру мерзімі;
-индексі;
-мәтіні;
-бұрыштамасы;
-қоиылған қолы;
Құжаттың орындалғаны және іске тіркелгендігі туралы Ұйымдастырушы-нұсқаулық құжаттар (ережелер, штаттық кестелер, бұйрықтар т.б.) ГОСТ 6.38.90 бекіткен «Ұйымдастырушы нұсқаулық құжаттардың жүйесі кұжаттарды толтыруға қойылатын талаптар» атты мемлекетік стандартқа сәйкес болуы керек. Бұл стандарт кұжаттардың құрамын, құжат тізбелерінің орналасуы мен мазмұнын, құжат деректемелерін, бланкілерге, мәтіндерге және олардың машинкаға басылуына қойылатын талаптарды белгілейді.
ГОСТ 6.38.90 ұйымдастырушы-нұсқаулық кұжат деректемелерінің мынадай
9
құрамын белгілейді:
• 1 — Қазакстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы;
• 2 —ұйымның эмблемасы;
• 3 — наградалардың бейнесі;

• 4 — ұйымның коды;
• 5 — құжаттың коды;
• 6 — министрлік пен ведомствоның атауы;
• 7 — ұйымның атауы;
• 8 — құрылымды бөлімшенін атауы;

• 9 — байланыс кәсіпорнының индексі, пошта және телеграф
мекен-жайы, телефонның, басқа байланыс құралдарының
нөмірі, банктегі есеп-шоттың нөмірі;
• 10 — құжат түрінің атауы;
• 11 — мерзімі;
•12 — индексі (ішкі нөмірі);
• 13 — кіріс құжаттың мерзміне сілтеме;
• 14 — толтырылған немесе шығарылған орны;
• 15 — құжатты алуды шектейтін арнайы белгі (гриф);
• 16 — мекен-жайы;
• 17 — бекітудің арнайы белгісі (гриф);
• 18 — шығарылған куні;
• 19 — мәтінің тақырыбы;
• 20 — бақылау туралы белгі;
• 21 — мәтін;
• 22 — қосымшаның бар екені туралы белгі;
• 23 — қолы;....