Бухгалтерлік есеп жұмысын жүргізу үшін кәсіпорында күнделікті орындалып отыратын операциялардың міндетті түрде үздіксіз құжаттарға жазылып отыратындығы бухгалтерлік есептің басқа ғылымдардан ерекше екендігі алдыңғы тарауларда айтып өткенбіз.
Бухгалтерлік құжат деп кәсіпорындар мен ұйымдарда орындалған операцияларды дәлелдейтін және алдағы уақытта орындалатын жұмыстар мен атқарылатын қызметтерге құқық беретін жазбаша куәлікті атауға болады.
Жалпы кәсіпорындағы атқарылып жатқан жұмыстың, орындалған тапсырманың үздіксіз, белгілі бір тәртіппен, арнайы үлгідегі қағаздарға жазылып және о,ан тиісті адамдардың қолдарының қойылуы құжаттау деп аталады. Сондықтан да құжаттау бухгалтерлік есептің негізі болып табылады. Себебі осы құжаттар арқылы ғана кез келген уақытта кәсіпорын бойынша орындалған жұмыстың, атқарылған қызметтің қай мерзімде жасалғанын және оған қандай мөлшерде шығын жұмсалғанын дәлелдеуге болады.
Құжат кәсіпорындағы орындалған шаруашылық операцияларына сәйкес үздіксіз толтырылып, олардың мазмұнын толық ашып көрсетеді және ол бухгалтерлік есептің негізі болып табылады.
Бухгалтерлік құжат- кәсіпорындағы шаруашылық операциялардың орындалғанын растайтын немесе оны орындауға заңды түрде құқық беретін жазбаша куәлік.
Орындалған шаруашылық операцияларын бастапқа құжатқа түсіруді бухгалтерлік есеп теориясында алғашқы есеп сатысы деп атайды.
Кәсіпорында жүргізілетін шаруашылық құбылыстарының әр түрлі болуының себебінен бастапқы құжаттардың нысаны бірдей болмайды. Шаруашылық құбылыстары түгелдей бастапқы құжатпен құжатталуы тиіс. Әрбір бастапқы құжатқа орындалған шаруашылық операциясының мзмұны жазылып және белгілі бір көрсеткіштер түсіріледі. Құжат көрсеткіштерін деректемелер (реквизиттер ) деп атайды. Олар міндетті және толықтырушы болып бөлінеді. Міндетті деректемелер бухгалтерлік құжаттарды заңды құқықпен қамтамасыз етеді.
Міндетті деректемеге (реквизитке) жататындар:
• құжаттың аты, нысанының коды;
• құжаттың толтырылған уақыты, ( күні, айы, және жылы)
• Құжатты толтырған заңды немесе жеке тұлғаның аты- жөні;
• Шаруашылық операцияның мазмұны;
• Шаруашылық операцияның өлшемі, (натуралдық немесе ақшалай)
• Шаруашылық операцияның жүргізілуіне және соған сәйкес құжаттарды толтыруға жауапта адамдардың аты- жөні;
• Жауапты атқарушының қолы. ....