Экономика | Бухгалтерлік құжаттар және олардың атқаратын қызметі

Бухгалтерлік құжаттар және олардың атқаратын қызметі.
Бухгалтерлік есеп жұмысын жүргізу үшін кәсіпорында күнделікті орындалып отыратын операциялардың міндетті түрде үздіксіз құжаттарға жазылып отыратындығы бухгалтерлік есептің басқа ғылымдардан ерекше екендігі алдыңғы тарауларда айтып өткенбіз.
Бухгалтерлік құжат деп кәсіпорындар мен ұйымдарда орындалған операцияларды дәлелдейтін және алдағы уақытта орындалатын жұмыстар мен атқарылатын қызметтерге құқық беретін жазбаша куәлікті атауға болады.
Жалпы кәсіпорындағы атқарылып жатқан жұмыстың, орындалған тапсырманың үздіксіз, белгілі бір тәртіппен, арнайы үлгідегі қағаздарға жазылып және о,ан тиісті адамдардың қолдарының қойылуы құжаттау деп аталады. Сондықтан да құжаттау бухгалтерлік есептің негізі болып табылады. Себебі осы құжаттар арқылы ғана кез келген уақытта кәсіпорын бойынша орындалған жұмыстың, атқарылған қызметтің қай мерзімде жасалғанын және оған қандай мөлшерде шығын жұмсалғанын дәлелдеуге болады.
Құжат кәсіпорындағы орындалған шаруашылық операцияларына сәйкес үздіксіз толтырылып, олардың мазмұнын толық ашып көрсетеді және ол бухгалтерлік есептің негізі болып табылады.
Бухгалтерлік құжат- кәсіпорындағы шаруашылық операциялардың орындалғанын растайтын немесе оны орындауға заңды түрде құқық беретін жазбаша куәлік.
Орындалған шаруашылық операцияларын бастапқа құжатқа түсіруді бухгалтерлік есеп теориясында алғашқы есеп сатысы деп атайды.
Кәсіпорында жүргізілетін шаруашылық құбылыстарының әр түрлі болуының себебінен бастапқы құжаттардың нысаны бірдей болмайды. Шаруашылық құбылыстары түгелдей бастапқы құжатпен құжатталуы тиіс. Әрбір бастапқы құжатқа орындалған шаруашылық операциясының мзмұны жазылып және белгілі бір көрсеткіштер түсіріледі. Құжат көрсеткіштерін деректемелер (реквизиттер ) деп атайды. Олар міндетті және толықтырушы болып бөлінеді. Міндетті деректемелер бухгалтерлік құжаттарды заңды құқықпен қамтамасыз етеді.
Міндетті деректемеге (реквизитке) жататындар:
• құжаттың аты, нысанының коды;
• құжаттың толтырылған уақыты, ( күні, айы, және жылы)
• Құжатты толтырған заңды немесе жеке тұлғаның аты- жөні;
• Шаруашылық операцияның мазмұны;
• Шаруашылық операцияның өлшемі, (натуралдық немесе ақшалай)
• Шаруашылық операцияның жүргізілуіне және соған сәйкес құжаттарды толтыруға жауапта адамдардың аты- жөні;
• Жауапты атқарушының қолы.
Қосымша деректемелер шаруашылық операция көрінісінің ерекшеліктерімен және құжаттың тағайындалуымен анықталады.
Әр түрлі талаптарға байланысты бастапқы құжатта келесідей қосымша деректемелер (реквизиттер ) болуы керек; құжаттың реттік номері, ұйымның банк мекемесіндегі есеп айырысу шотының номері, шаруашылық операцияны орындау үшін негіз болатын және тағы басқалары.
Құжаттардың нысандары (формалары) келесі есеп бөлімдері бойынша топтасады:
1) ауыл шаруашылық өнім мен шикізат,
2) еңбек және еңбек ақы;
3) негізі құралдар мен материалдық емес активтер;
4) материалдар;
5) кем бағалы және тез тозғыш заттар;
6) капиталдық құрылыстағы жұмыс;
7) құрылыс машиналармен механизмдердің жұмысы;
8) автокөліктегі жұмыс;
9) Түгендеу нәтижелері;
10) Кассалық операциялар
11) Сауда операциялары;
Құжаттар дер кезінде , яғни операйияның орындалуы барысында толтырылуы керек. Егер бұл айтылған уақытта оларды толтыруға мүмкіндік болмаған жағдайда құжаттар операция аяқталған сәтте толтырылады. Уақытында толтырылмаған құжат кәсіпорын меншігінің сақталуын бақылауды қиындатады және ол операцияның бухгалтерлік есепшотына кешіктіріліп жазылуына әкеліп соқтырады. Осы себептен ұйымның бухгалтерлік есебін жасау мерзімі кешіктірілуі мүмкін.
Құжаттағы жазбалар сиямен, шарикті қаламсаппен, жазба машинасымен (компьютермен ) және басқа да олардың архивте көрсетілген мерзіміне дейін сақталуын қамтамасыз ететін заттармен толтырылады. Құжаттағы жазбалар анық және дұрыс көрсетілуі керек.
Құжатты толтырған адам тиісті жеріне өзінің қолын анық тіп қоюға міндетті.
Алғашқы (бастапқы) құжаттарды толтырғанда жасалған қателерді келесі жолдармен түзетуге болады: дұрыс емес тексті не соманы оқылатындай етіп түзу сызықпен сызады да оның жанында дұрыс жазба жазылады. Бұл құжатқа түзету енгізілгені жазылып және уақыты (күні, айы, жылы) көрсетіліп құжат толтырушы өз қолын қояды.
Кассалық және банктік құжаттарға түзету енгізуге болмайды. Егер аталған құжаттарды толтыру барысында қате жіберілген жағдайда оларды қайта толтыру қажет.
Бухгалтерлік есепте пайдаланылатын алғашқы құжаттардың басқадай түрлеріне түзету енгізу тек қана шаруашылық операцияларына қатысушылардың келісімімен жүргізіліп және олар өздерінің келісім бергендігін растап, түзету енгізілген уақытты (күні, айы, жылы) көрсетіп қолдарын қояды.

Бухгалтерлік құжаттардың жіктелуі.

Есептеу үдерісінде (процесінде) ыңғайлы және дұрыс болуы үшін құжаттар келесі ерекшеліктері бойынша жіктеледі: мақсаты бойынша (назначению) , құрастырылған орнына байланысты (месту составления), көрсету тәсілі (способу отражения) және операция мазмұнының көлемі ( объему содержание) бойынша.
Мақсаты бойынша құжаттар үкімдік (распроядительные), атқарушылық (оправдательные, исполнительные), бухгалтерлік толтыру (бухгалтерского оформления) және құрамдастырылған (комбинированные) болып бөлінеді. Үкім құжаттарын – шаруашылық операцияларды жүргізуі туралы бұйрықтар мен өкімдер жатады. Мысалы, жұмысшыларға сыйақы беру туралы бұйрық, тауарларды алуға берілген сенімхат және тағы басқалар. Бұл құжаттардың шаруашылық операциялардың аяқталуына дейін күш болады. Оған міндетті түрде операцияны орындауға бұйрық беретін жауапты адамдардың қолы қойылуы керек. Үкім құжаттарының негізінде есепте жазу көрсетілмейді, себебі шаруашылық операциясын орындау үкім шығарылғаннан кейін ғана орындалады. Атқарушылық (растайтын) құжаттар – шаруашылық операциялардың орындалғанын көрсетеді (растайды). Бұл құжаттарға – тауарлық-материалдық қорларды алу үшін толтырылған жүккұжат (накладнойлар), кассалық кіріс ету және кассалық шығыс ету ордерлері және тағы басқаларын жатқызуға болады. Құжаттардың бұл түрі операция жасалған сәтте толтырылып және оған жауапты адамдар қолдарын қояды. Сонымен, бірге орындалған операцияларды бухгалтерлік есепшотыда жазып көрсетуге негіз болып табылатын және оны растайтын құжаттардың түрі. Бухгалтерлік толтырылған құжаттар – ұйымның бухгалтериясы жасаған әр түрлі анықтамалар, бухгалтерлік есепшоттары бойынша орындалатын операцияларға негіз болатын кәсіпорынның бухгалтері толтырған есеп айырысулар. Оларға негізгі құралдар, материалдық емес активтер, материалдар, әлеуметтік сақтандыру аударымдары, еңбекақы төлемдері және тағы басқа бухгалтерлік толтырған құжаттар жатқызылады. Біріктірілген құжаттарының құрамына бірнеше функцияны қатар атқаратын барлық құжаттар кіреді. Мысалы: кассирге орындауға берілген кассалық шығыс ету ордері оны орындағанша үкімдік болып есептелінсе, кассир ақшаны алушыға бергеннен кейін атқарушылық болып есептеледі. Біріктірілген құжаттардың бухгалтерлік есепте қолданылуы өте ыңғайлы, ол құжаттың өнделуін жеңілдетеді және құжаттың санын қысқартады. Толтырылатын (құрастырылатын) орнына байланысты құжаттар ішкі және сыртқы болып бөлінеді. Ішкі құжаттар дегеніміз белгілі бір кәсіпорында толтырылып (құрастырылып) оның ішінде жүргізілетін құжаттар болып табылады. Құжаттардың бұндай түрі арқылы қандайда бір кәсіпорынның ішкі операциялары құжатталады. Ондай құжаттардың қатарына тауарлық- материалдық құндылықтардың ішкі қозғалысы барысында толтырылатын жүк құжаттарды жұмысшылар мен қызметкерлерге еңбекақы және басқа да төлемдерді төлеуге арналған төлем тізімдерін (ведомостарын), есеп айырысуға тиісті тұлғаларға толтырылатын аванстық есептерді және тағы да басқа құжаттарды жатқызуға болады.
Сыртқы құжаттарға – кәсіпорынға басқа ұйымдардан келіп түскен немесе ұйымның басқаларға түрлі операциялар бойынша жіберген құжаттарын жатқызады. Олардың қатарына жабдықтаушы кәсіпорындардан келіп түскен тауарлық- материалдық қорлар бойынша толтырылған шот- фактураларды, сенімхаттарды және тағы да басқа құжаттарды жатқызуға болады.
Бір рет қолданылатын құжат арқылы бір ғана операция құжатталады немесе ондай құжат орындалған операцияның соңында ғана толтырылады. Мысалы: тауарды босату үшін толтырылатын накладнойлар.
Жинақталған құжаттарда белгілі бір мерзім аралығында орындалған бір тектес операциялар жазылады. Мысалы: Акционерлік қоғамнан бір күнде босатылған өнімге шектеулі- заборлық картасы толтырылады.
Құжат айналымы
Жұмыс кезінде бухгалтерлер түрлі құжаттармен жұмыс жасайды: нормативтік- құқықтық, ұйымдастырушылық - өкімгерлік , ақпараттық – анықтамалық, есеп айырысу ақша құжаттары және басқа да алғашқы есептік құжаттар. Олар ұйымның шаруашылық қызметін айқындайды. Бухгалтерлік қызметтің сапасы құжат айналымының ұйымдастыруына байланысты. Кәсіпорындар мен ұйымдарда құжаттар бірнеше кезеңнен өтеді. Олар: жасалу немесе толтырылу, есепке алыну, тексерілу немесе өңделу, бухгалтерлік есепте операцияларды айқындау, мұрағатқа өткізу және тағы да басқа кезеңдер. Сонымен құжат айналымы дегеніміз кәсіпорындардағы құжаттардың қозғалысы немесе басқаша түрде олардың жасалуынан (құрылуынан), яғни толтырылуынан бастап олардың қызметінің аяқталуы және мұрағатқа өткізілу кезеңін айтады. Құжат айналымының ережесі және есептік ақпараттың өңделу технологиясы кәсіпорынның қабылдаған есептік саясатында көрсетіліп бекітіледі. Құжат айналымының басқару механизмін дайындау, кәсіпорындағы бухгалтерлік есептін үдерісінде негізгі буын болып табылады. Құжат айналымын ұйымдастыру арқылы бухгалтерлік қызметтің тұрақтылығы, құжаттың қозғалысымен өнделудің жолдары және операивтілігі, ұйымдық шешімдерді қабылдаудың уақыттылығы қамтамасыз етіледі.
Құжат айналымын басқарудың жүйесі кәсіпорында келесі кезеңдерді қамтиды:
• бухгалтерлік қызмет туралы ережені дайындау;
• бухгалтерияның және кәсіпорындағы есепке қатысы бар басқа қызметкерлердің лауазымдық қызмет нұсқаулығын дайындау
• кәсіпорындағы құжат айналымының кестесін (графигін) құру
• есепті ақпаратты өңдеу технологиясын құру
• істің номенклатурасын құру және құжатты ағымдағы сақтау тәртібі
• құжаттың бағалы сараптамасы (экспертизасы) және істі ұзақ сақтауға дайындау;
«бухалтерлік есеп және қаржылық есеп беру» туралы Қазақстан Республикасының заңына сәйкес кез келген кәсіпорынның басшысы есептік жұмыстың көлеміне байланысты мынадай жұмысты жүргізе алады.
1) бухгалтерлік қызметті құрылымдық бөлімше ретінде құру;
2) қызметкерлер құрвмына бухгалтер лауазымын енгізу;
3) шарттық негізінде бухгалтерлік есептің жүргізілуін мамандандырылған ұйымға немесе бухгалтер – маманына беру;
4) кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысын өзі жүргізу
Кәсіпорындар мен ұйымдарда бухгалтерлік есеп жұмысының көлемі көп болған жағдайда бірнеше қызметкерлері бар бөлек құрылымдық бөлімше ретінде бухгалтерлік қызмет құрылады. Осыған сәйкес кәсіпорында бухгалтерлік қызмет туралы ереже және қызметкерлердің лауазымды қызмет нұсқаулығын реттемелеу (регламенттеу) қызметі қарастырылуы қажет. Бухгалтерлік қызмет туралы ережені белгіленген заңға сәйкес ұйымның бас бухгалтері басқа мүдделі лауызымды адамдармен келісе отырып әзірлейді және оны тек қана кәсіпорын басшысы бекітеді. Ереже бөлімшенің мәртебесін, оның басқару жүйесіндегі орнын және оның ішкі ұйымын анықтайды. Ереженің мәтіні әдетте келесі бөлімшелерді қамтиды:
• жалпы ережелер
• негізгі міндеттер
• қызметтер
• құқықтар мен міндеттемелер
• жауапкершілік
• өзара қарым-қатынас
• жұмыстың ұйымдастырылуы
Кәсіпорындағы бухалтерлік есеп құжаттары мен құжат айналым кестесін (графигін ) құруды кәсіпорынның бас бухалтерлі ұйымдастырады .Құжат айналымының кестесі кәсіпорын басшысының бұйрығымен бектіледі. Кесте немесе тәсім (схема ) құру, тексеру және талдау жөнінде жұмыстар тізбесі түрінде рәсімделуі мүмкін. Оларда барлық құрылымдық бөлімшелермен орындаушылардың өзара байланысы және жұмыстың орындалу мерзімі көрсетілуі керек. Кәсіпорынның есепке қатысы бар қызметкерлері өздерінің саласына қатысты құжаттарды құжат айналымы кестесіне сәйкес жасайды және ұсынады. Ол үшін әрбір орындаушыға кестеден көшірмесі беріледі. Көшірмеде орындаушының Саласына қатысты құжаттар аталып, олардың орындау мерзімі жазылады. Осы кестенің сақталуын ұйымның бас бухгалтері қадағалап отыруға тиіс . Сонымен қатар кәсіпорынның бас бухгалтері кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысының дұрыс және уақтылы жүргізілуіне жауапты болып табылады. Құжаттар кестеде көрсетілген уақытта бухгалтерияға өткізілуі тиіс. Құжаттарды қабылдау кезінде бухгалтер құжаттардың белгілі талаптарға сай, дұрыс ресімделуін тексеру керек. Ережеге сай ресімделмеген құжаттар жауапты адамға қайта өңдеу үшін қайтарылуы қажет.
Бухгалтер құжатты қабылдау барысында нң біріншіден мазмұны бойынша тексереді, яғни жүргізілген жұмыстардың заңдылығын анықтайды. Олардың нормативтік актілер мен қолданылып жүрген нұсқауларға қайшы келмейтіндігін қадағалайды. Содан кейін оның деректемелерінің (реквизиттерінің ) толық толтырылуын , тиісті лауазымды адамдардың қолтаңбаларының болуын, сомалардың нақты көрсетілуі мен операциялардың құрылымын тексереді. Бұдан кейін бухгалтер арифметикалық тексеру жүргізеді, яғни құжаттарды таксалаудың с дұрыстығын тексереді.Ол тауарлық – материалдық қорлардың көлемін (санын) оның бағасына көбейту арқылы орындалады.
Тексеріп болғаннан кейін бухгалтер құжаттарды өңдейді. Өңдеу құжат бойынша әр операцияны есептейтін шоттарды анықтауға негізделген. Керек болған жағдайда біртекті құжаттарды топтастырады, содан кейін бухгалтерлік есепшоттарында жазу жүргізеді. Кәсіпорын бухгалтериясында құжаттар белгілі бір ұқсастықтарына, операциялардың түріне қарай топталып бөлек папкаларға тігіледі. Папкаларда құжаттың номері, орындалған уақыты (айы, жылы) жинақтамалы шоттың шифрі және олардың саны көрсетіледі. Папкаларға тігілген құжаттар архивке өткізіледі. Бухгалтерлік алғашқы құжаттардың папкаларға тігіліп, номерленуі сақтаудың тәртініне және қажет болған құжатты іздестіру кезінде жылдам орындауды қамтамасыз етуге арналған.
Сақтау мерзімдері әртүрлі құжаттар бірге орналастырылмайды. Номенклатурадағы істердің бас тақырыптары құжаттардың маңыздылығы және олардың өзара байланысына қарай белгілі бір жүйелікпен орналастырулары қажет.
Ведомствалық архивтердің (1986) қызметінің негізігі ережелеріне сәйкес уақытша сақталатын істер жеңілдетілген ресімдеуге жатқызылуы мүмкін: құжат тігілетін папка іспарақтарының номерлері көрсетілмеуі мүмкін (банктік, кассалық құжаттар мен аванстық есептерден басқалары). Олар сараптаманың жүргізілу кезеңінде бухгалтерлік есептің 1983 жылдың 29 шілдедегі номері 105-құжаттар мен құжат айналымы деп аталатын ережесіне сәйкес түптелуі қажет.
Жыл сайын кәсіпорынның сараптау комиссиясы белгілеген сақтау мерзімінің өтуіне байланысты жабылуға жататын құжаттармен іс-қағаздарын белгілеп, оларға тиісті актілер толтырады. 1967 жылдың 3 желтоқсанда бұрынғы КСРО-дағы бас мұрағат басқармасының жарлығымен «Мемлекеттік комитеттер, министрліктер, ведомстволар мен басқа да мекемелер, ұйымдар және кәсіпорындардың шаруашылық қызметі барысында толтыратын типтік құжаттарының тізімі, сондай-ақ оларды сақтау мерзімі бекітілген болатын. Жалпы құжаттарды сақтау мерзімі құжаттарын Мемлекеттік мұрағатқа тапсырмайтын ұйымдар үшін белгілегнген. Мұндай Мемлекеттік тапсырмайтын ұйымдар өз іс-құжаттарын (тәрбиелік қажеттілігі жоқ және тізімге сәйкес сақтау мерзімі өткен) мұрағат органдарымен келіспей жоя алады. Кәсіпорындағы жоюға іріктелініп алынған құжаттарға акт жасалаып, жойылатын құжаттар мен шикізаттарды қайта өңдеумен айналысатын кәсіпорынға өңдеуге беріледі. Құжаттарды жоюға берген уақытта қабылдау-өткізу жүк құжаттары толтырылады. Кәсіпорындағы негізгі бухгалтерлік құжаттарды сақтау мерзімі олардың түрлеріне қарай әр түрлі болып белгіленген»
Кәсіпорынның бухгалтерлік баланстары мен оған қосымшаларға , түсініктеме хаттарға;
а) жылдық – 10 жыл
ә) айлық, тоқсандық – 3 жыл
Шаруашылық операцияларының жасалу фактісін бекітетін және бухгалтерлік жазуларға негіз болып табылған алғашқы құжаттар мен оларға қосымшаларға (кассалық, банк құжаттары, банктің хабарлама құжаттары мен аударма талап хаттары, банк көшірмелері, жұмыс нарядтары, табельдер, мүліктер мен материалдарды қабылдау, тапсыру немесе есептен шығару актлері тауарлық – материалдық құндылықтардың есебі бойынша квитанциялар менжүк құжаттар (накладнойлар), аванстық есептер және тағы басқаларына ) – 5 жыл.
Түгендеу карточкалары мен негізгі құралдар есебінің кітаптары негізгі құралдарды есептен шығарғаннан кейін – 3 жыл
Ақшалар ментауарлық – материалдық қорларды алуға берілетін сенімхаттарға ( оның ішінде күші жойылған сенімхаттарға) – 3 жыл
Есептік тіркелімге (регистрге ) (бас кітап, журнал-ордерлері, өңдеу кестелері және тағы да басқаларына )-5 жыл
Қосалқы және бақылау кітаптарына , (кассалық кіріс ету немесе кассалық шығыс ету ордерлері , сенімхаттар, төлем тапсырмаларына ) журналдарға , карточкаларға , касса кітаптарына , айналым тізімдемелеріне (ведомостарына) -5 жыл
Депоненттелген еңдекақы есебінің кітаптарына , атқару парақтарын тіркеу журналдарына – 5 жыл
Қорларға еңбек ақы лимиттеріне жне оларды бақылау есебі туралы мәліметтерге, артық шығындар бойынша есеп айырысулар және еңбекақы бойынша қарыздар туралы , еңбекақыдан сталатын ұсталымдар , кезекті еңбек демалысына берілетін жалақы мен жәрдемақы туралы мәліметтерге – 5 жыл
Түгендеу құжаттарына (түгендеу комиссиясының хаттамалары , түгендеу тізімдемелері (опистері), актілер, салыстыру тізімдемелері-3 жыл
Атқару парақтарына – қажет болатын уақыт барысында, бірақ 5 жылдан артық емес. ....