Учёт и аудит товарно-материальных запасов

Содержание
Глава 1. Учёт товарно-материальных запасов
1.1. Классификация товарно-материальных запасов и их оценка
1.2. Организация синтетического и аналитического учёта товарно-материальных запасов
1.3. Контроль за сохранностью

Глава 2. Аудит учёта товарно-материальных запасов
2.1. Аудит организации и состояния материально-технического обеспечения по приобретению материальных запасов
2.2. Аудит состояния складского хозяйства и сохранности товарно-материальных запасов
2.3. Аудит операций по поступлению и отпуску материальных запасов и их использованию в производстве

Глава 3. Анализ использования материальных ресурсов
3.1. Анализ эффективности использования материальных запасов
3.2. Пути улучшения учёта товарно-материальных запасов
3.3. Пути повышения эффективности использования товарно-материальных запасов
В процессе производства наряду со средствами труда участвуют и предметы труда, которые выступают в качестве товарно-материальных запасов. В отличие от средств труда предметы труда участвуют в процессе производства только один раз, и их стоимость полностью включается в себестоимость производимой продукции, составляет её материальную основу.
Учёт товарно-материальных запасов в хозяйствующем субъекте должен (с целью предоставления информации в финансовой отчётности) осуществляется в соответствии со стандартом бухгалтерского учёта 7 «Учёт товарно-материальных запасов», действующего в Республике Казахстан, в соответствии с которым, товарно-материальные запасы – это активы в виде сырья, материалов, покупных полуфабрикатов, комплектующих изделий, конструкций и деталей, топлива, тары и тарных материалов, предназначенных для использования в производстве или выполнения работ и услуг:
- незавершённого производства, выполнения работ и услуг;
- готовой продукции, товаров предназначенных для продажи в ходе деятельности субъекта
Стандарт описывает такие вопросы как: измерение товарно-материальных запасов, их себестоимость и оценка, признание товарно-материальных запасов расходами, раскрытие в финансовой отчётности.
А также с учётом Международных стандартов бухгалтерского учёта МСБУ - № 2, цель которого состоит в том, чтобы установить подход к учёту запасов в системе учёта по исторической стоимости. Основным вопросом в учёте запасов является определением величины затрат, подлежащих в качестве актива и переносу в следующие периоды до признания соответствующей выручки. Стандарт даёт практические указания по определению себестоимости и её последующему признанию в качестве расхода, включая любое уменьшение стоимости до величины возможной чистой стоимости реализации. Он также представляет руководство по формулам себестоимости, которые используются для отнесения затрат на себестоимость запасов, даёт представление о формулах расчёта затрат, используемых для определения себестоимости запасов.
Запасы – это активы:
- предназначенные для реализации в ходе нормальной деятельности;
- в процессе производства для такой реализации;
- в форме сырья или материалов, предназначенных для использования в производственном процессе или при оказании услуг.
Возможно чистая цена продаж «Чистая стоимость реализации» - это предполагаемая цена реализации в ходе нормальной деятельности, за вычетом оцененных затрат на предпродажную подготовку и оцененных затрат, необходимых для реализации.
Запасы должны оцениваться по наименьшей из двух величин: себестоимости и чистой стоимости реализации.
Так же, как и в Казахстанском бухгалтерском учёте № 7, в Международном стандарте № 2 себестоимость, запасов должна включать все затраты на переработку и прочие затраты, понесённые для доставки запасов до места их настоящего нахождения и приведения к настоящему состоянию.
Затраты на приобретение запасов включают цену покупки, пошлины на импорт и прочие налоги (кроме тех, которые впоследствии возмещаются предприятию налоговыми органами), транспортные, транспортно – экспедиторские и другие расходы, непосредственно относимые на приобретение готовой продукции, материалов и услуг. Торговые скидки, возвраты платежей и прочие аналогичные статьи вычитываются при определении затрат на приобретение.
Затраты на переработку запасов включают затраты, непосредственно связанные с единицами продукции, такие как прямые трудозатраты. К ним относится систематическое распределение постоянных и переменных накладных расходов, которые возникают при переработке сырья в готовую продукцию.
Постоянными накладными производственными расходами являются те косвенные производственные затраты, которые остаются относительно неизменными независимо от объёма производства, такие как амортизация и обслуживание производственных зданий и оборудования и производственные административно-управленченские расходы.
Методы определения себестоимости запасов, такие как метод нормативных затрат и метод розничных цен, могут использоваться для удобства, если результаты приближённо выражают значение себестоимости.
Метод розничных цен часто используется в розничной торговле для оценки запасов, состоящих из большого числа быстро меняющихся изделий, имеющих одинаковые марки и для которых нецелесообразно использовать другие методы оценки себестоимости.
В СБУ - № 7 и МСБУ- № 2 стоимость запасов определяется четырьмя способами:
- путём специфической идентификации;
- ФИФО;
- средневзвешенной стоимостью;
- ЛИФО.
После реализации запасов сумма, по которой они учитывались, должна быть признана в качестве расхода в том периоде, в котором признаётся соответствующий доход. Величина любого списания стоимости до чистой стоимости реализации и все потери запасов должны признаваться в качестве расходов в период возникновения списания или потерь. Величина восстановления любого частичного списания запасов, вызванного увеличением чистой стоимости реализации, должна признаваться как уменьшение величины запасов, признанных в качестве расходов в период осуществления восстановления.
Процесс признания в качестве расхода балансовой стоимости проданных запасов выражается в привидении в соответствие затрат и выручки.
Целью работы - изучить правильность обеспечения и использования материальных ресурсов: оценка реальности планов материально-технического снабжения, степени их влияния на объём производства продукции, её себестоимость и другие показатели; оценка уровня эффективности использования материальных ресурсов; выявление внутрипроизводственных резервов экономии материальных ресурсов и разработка конкретных мероприятий по их использованию.
Для достижения поставленной цели необходимо решить основную задачу учёта товарно-материальных запасов - это правильная оценка товарно-материальных запасов в финансовых отчётах (в бухгалтерском балансе), что непосредственно влияет на определение дохода.
В связи, с чем необходимо решать следующие задачи:
- выявление фактических затрат, связанных с приобретением (заготовкой) товарно-материальных запасов;
- правильная оценка и распределение стоимости израсходованных товарно-материальных запасов в производстве по объектам регулирования;
- контроль за сохранностью товарно-материальных запасов соответствие складских запасов установленным организацией нормативам, контроль за соблюдением норм потребления.
Для выполнения поставленных задач необходимо:
- наличие нормативно-справочной информации;
- чёткая система документооборота и контроля за оформлением операций по движению товарно-материальных запасов;
- технически оснащённое складское хозяйство для хранения товарно-материальных запасов для быстрой их приёмки и отпуска (где есть необходимость складского хозяйства);
- наличие системы материальной ответственности за сохранность товарно-материальных запасов;
- специализация складов в зависимости от технико-эксплуатационных свойств товарно-материальных запасов;
- проведение инвентаризации и своевременное отражение результатов их в регистрах бухгалтерского учёта.
На организацию учёта товарно-материальных запасов оказывают
влияния, следующие факторы:
- объём и характер выпускаемой продукции;
- разнообразие номенклатуры товарно-материальных запасов;
- особенности их отпуска и использования;
- квалификация материально ответственных лиц;
- территориальное размещение складского хозяйства и наличие кладовых в цехах.
Данная дипломная работа основана на материалах ТОО «Лезарт», зарегистрированным в Управление юстиции города Алматы, регистрационный номер которого 50310-1910-ТОО от 09.09.2002 года, которое занимается изготовлением лабораторной мебели. Компания руководствуется в своей деятельности Уставом и законодательством Республики Казахстан. Все вопросы, касающиеся учёта материальных запасов, остро стоят перед данным хозяйствующим субъектом. Уставной капитал ТОО «Лезарт» составляет 82300 тенге. Экономическая характеристика ТОО «Лезарт» за 2002 и 2003 год представлена в таблице 1.

Технико-экономическая характеристика результатов деятельности ТОО «Лезарт» за 2003-2004 г.
Таблица 1.

Показатели Ед. изм. Годы Изменения
2003 2004 в сумм. в %
Численность занятых чел. 25 28 + 3 112
Нераспределённый доход тыс.
тенге 783 757 1 628 392 + 844 635 207
Объём реализации тыс.
тенге 1 018 884 2 116 909 + 109 803 207
Расходы периодов тыс.
тенге 27 622 500 28 621 469 + 9998 969 104
Дебиторская задолжность тыс.
тенге 1 549 061 2 601 311 + 1 052250 167
Товарно-материальные запасы тыс.
тенге 1 143 690 890 164 - 253 526 78
Денежные средства тыс.
тенге 85 504 83 757 - 1 747 98
Кредиторская задолжность тыс.
тенге 291 568 99 468 - 192 100 34
Материалоотдача тыс.
тенге 0,15 0,19 + 0,53 126
Материалоёмкость тыс.
тенге 6,8 5,1 - 1,7 75
Коэффициент оборачиваемости тыс.
тенге 27,6 38,4 + 10,8 139

Снижение материалоёмкости продукции – важное направление повышения эффективности деятельности предприятия. Следовательно, если за год материалоёмкость снизилась на 75 %, то можно сказать что рентабельность предприятия будет увеличиваться.
Показатель оборачиваемость увеличился на 39 %. Чем выше показатель оборачиваемость, тем быстрее запасы превращаются в наличные средства, это свидетельствует об относительном уменьшении производственныз запасов и незавершенного производства или о повышении спроса на готовую продукцию.
Глава 1. Учёт товарно-материальных запасов.

1.1. Классификация товарно-материальных запасов и их оценка.

Все товарно-материальные запасы по функциональной роли и по назначению подразделяются:
1. Основные – это материалы, которые вещественно входят в изготовленную продукцию, образуя её материальную основу.
2. Вспомогательные – это материалы, которые входят в состав вырабатываемой продукции, но не создают её вещественной основы. Их применяют в качестве компонентов к основным материалам для придания продукции необходимых качеств.
Сырьё, материалы, покупные полуфабрикаты, топливо, запасные части и другие материальные запасы в балансе показывают по их фактической себестоимости. По этой же оценке учитываются в синтетическом учёте; в аналитическом учёте – по твёрдым учётным ценам (договорным или планово-расчётным).
Себестоимость товарно-материальных запасов включает в себя:
1. Затраты на их приобретение.
2. Транспортно-заготовительные расходы, связанные с доставкой к месту расположения.
3. затраты на переработку продукции (выполнение работ и услуг).
В затраты на приобретение запасов, в том числе товаров для перепродажи включают:
-цену продукции;
-пошлины на ввоз;
-комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческими, посредническими организациями;
-транспортно - заготовительные расходы;
-прочие расходы прямо связанные с приобретением запасов.
Торговые скидки, возвраты переплат и прочие подобные поправки вычитаются при определении затрат на приобретение.
К транспортно – заготовительным расходам относятся следующие виды затрат:
- наценки, уплаченные снабженческо-сбытовыми организациями;
- провозная плата со всеми дополнительными сборами;
- расходы на погрузо-разгрузочные работы и доставку материалов на склад субъекта;
- расходы на содержание специальных заготовительных контор, складов и агентов, организационных в местах заготовок;
- расходы на командировки, связанные непосредственно с заготовкой материалов и доставкой их на склады субъекта с мест заготовок (командировочные расходы шоферов и грузчиков данного субъекта при доставке грузов от поставщиков и т.д.).
Из затрат на материалы, включаемые в себестоимость продукции, исключается стоимость возвратных отходов.
В себестоимость товарно-материальных запасов не включают следующие расходы, которые признаются, как расходы периода:
-общие и административные расходы;
-расходы по реализации товарно-материальных запасов;
-расходы по процентам;
Согласно СБУ–7 существует четыре метода оценки себестоимости запасов:
1. Метод средневзвешенной стоимости;
2. Метод «ФИФО»;
3. Метод «ЛИФО»;
4. Метод специфической идентификации.

Метод средневзвешенной стоимости.

Если используется метод средневзвешенной стоимости, то предполагается , что стоимость материальных запасов – это средняя стоимость имеющихся в наличии материалов на начало отчетного периода плюс все материалы, приобретённые в течении данного периода. Средняя стоимость подсчитывается путём деления всей (полной) стоимости материалов для реализации на количество единиц этих материалов. В результате получаем средневзвешенную стоимость, единицы материальных запасов на конец отчётного периода.
Стоимость материальных запасов на конец периода, определённая по методу средней стоимости, учитывает все цены, по которым приобретались материалы в течении всего отчётного периода, и тем самым сглаживает рост и снижение цен. Некоторые специалисты критикуют данный метод, считая, что необходимо уделять большое внимание самым последним по времени ценам, так как именно они более уместны в оценке дохода и принятия управленческих решений.

Метод оценки запасов по ценам первых покупок (ФИФО)

Этот метод основан на предложении, что себестоимость материалов, приобретённых в первую очередь должна быть отнесена к материалам, проданным, реализованным или списанным в первую очередь. Его называют методом оценки запасов по ценам первых покупок. Себестоимость материалов, имеющихся в наличии на конец, относится к последним покупкам, а себестоимость реализованных материалов соотносятся с более ранними покупками. Метод «ФИФО» может быть использован предприятиями любого рода, вне зависимости от реального физического движения материалов, потому что учитывается движение стоимости, а не движение материалов.
«ФИФО» - метод оценки материалов, предполагающий применение правила: - «первая партия на приход – первая в расход», то есть списание материалов производится по стоимости их первого приобретения, затем второго и так в порядке очерёдности до истечения последних покупок, а в себестоимость реализованных продуктов количества материалов.
Эффект от использования этого метода заключается в том, что материальные запасы на конец периода оцениваются по ценам последних покупок, а в себестоимость реализованной продукции цены первых покупок материалов. В период постоянного роста цен метод «ФИФО» даёт наиболее высокий из возможных уровень чистого дохода. Причина в том, что предприятие стремится повысить цены реализации при росте текущих цен, не принимая во внимание тот факт, что материальные запасы могли быть приобретены до момента роста цен. Соответственно в период снижения цен наблюдается обратный процесс. Поэтому основным недостатком методом «ФИФО» является то, сто он увеличивает влияние цикла экономического развития на показатель на показатель дохода.

Метод оценки запасов по ценам последних покупок (ЛИФО).

Данный метод базируется на той посылке, что себестоимость материалов, приобретённых последними, используются для определения стоимости материалов, проданных, реализованных или списанных в первую очередь, а себестоимость запасов на конец отчётного периода рассчитывается на основе себестоимости материалов, приобретенных первыми. Его называют метод оценки запасов по ценам последних покупок «ЛИФО».
«ЛИФО» - метод оценки материалов из правила: - «последняя партия на приход – первая на расход», то есть списание материалов производится по стоимости последнего приобретения, затем предыдущего и т.д.
Суть данного метода заключается в том, что материальные запасы оцениваются по ценам ранних покупок, а в себестоимость реализованной продукции включается стоимость последних приобретений. Безусловно, подобное допущение не сочетается с действительным движением материалов на многих предприятиях.
Тем не менее, существует весомый аргумент в пользу данного метода, ибо в любом случае для функционирующего предприятия необходимо определённое количество материальных запасов. Когда материальные запасы реализованы, они должны быть выполнены. Сторонники метода «ЛИФО» считают, что наиболее точное определение прибыли, возможно, лишь при условии соотнесения текущей себестоимости материалов с текущей продажной ценой, не взирая на то, какие именно материалы фактически были проданы. При движении цен как вверх, так и вниз метод «ЛИФО» предполагает, что себестоимость реализованной продукции отразить издержки в соответствии с уровнем цен на момент продаж. В результате метод «ЛИФО» показывает меньшую чистую прибыль в период проявления инфляционных процессов, чем любой другой метод. Таким образом, сглаживается влияние цикла экономического развития (подъёмов и спадов). Важным фактором при этом является то, что при оценке материальных запасов информация о движении себестоимости и соответствующее определение прибыли приобретает более важную роль, чем определение физического движения материалов и оценка баланса.
Конечно, в отношении этого метода можно сделать критические замечания. По той причине, что в балансе материальные запасы оценены и отражены по ценам первых покупок (предшествующим ценам), эта оценка часто не совпадает с реальной стоимостью материальных запасов. Таким образом, такие балансовые показатели, как собственные оборотные средства и коэффициент покрытия, должны анализироваться с учётом всего сказанного выше.

Метод специфической идентификации.

Если единицы продукции в составе материальных запасов на конец периода чётко обозначены как приобретенные в результате тех или иных операций, тогда можно применить метод специфической идентификации. Метод специфической идентификации может быть использован при покупке и реализации единиц продукции, обладающих значительной стоимостью. При том, что данным методом удобно пользоваться в некоторых случаях, он не получил особого распределения из-за двух существенных недостатков. Во-первых, во многих случаях трудно и непрактично прослеживать приобретение и реализацию конкретных товарных единиц. Во-вторых, в том случае, если предприятие занимается приобретением и реализацией однородных материалов, определить, какие материалы уже реализованы, а какие нет, можно со значительной долей условности. Таким образом, путём выбора, кокой материал или наименование материала продать (с высокой или низкой себестоимостью), предприятие может влиять увеличение или уменьшение показателя дохода.
Учётной политикой ТОО «Лезарт» предусмотрено, что при изготовлении лабораторной мебели оценка товарно-материальных запасов на основе метода «ФИФО».
Приведём пример оценки шарниров, методом «ФИФО». Для этого сначала определим себестоимость неиспользованных на конец отчётного периода её остатки, исходя из её количества предположения, что стоимость состоит из затрат на последние закупки.
Стоимость проданных шарниров определяется путём вычитания из стоимости остатков шарниров на начало отчётного периода с учётом стоимости поступивших за этот период и стоимости приходящейся на остаток в конце отчётного периода.


Оценка материалов для лабораторной мебели
шарниров за март 2004г.
Таблица 2
Дата Приход с учётом остатка Расход Остаток
шт тг. тг. шт тг. .тг. шт тг. тг.
Остаток на 01.03.04
100
100
10 000 - - -
100 - -
10.03.04 50 100 5 000 60 - - 90 - -
15.03.04 60 110 6600 100 50 - -
25.03.04 80 120 9600 - 130 - -
Итого: 290 Х 31 200 160 107,6 17 200 130 107,6 14 000

1. Средняя цена материалов, поступивших за месяц:
(10 000+5000+6600+9600) : 290 = 0,1076 тыс. тенге = 107,6 тенге
2. Общая себестоимость товаров, числящихся в остатке:
107,6 тенге х 130 шт. = 13 988 тенге = 14 тыс. тенге
3. Себестоимость израсходованных материалов:
31,2-14,0 = 17,2 тыс. тенге. или 107,6 тенге х 160 шт. = 17216 тенге = 17,2 тыс. тенге
4. Себестоимость единицы израсходованных шарниров, исходя из которой, производится распределение из стоимости по счетам учёта:
17,2 тыс. тенге : 160 шт. = 0,1076 тыс.тенге = 107,6 тенге


1.2.Организация синтетического и аналитического учёта товарно-материальных запасов

Материальные средства, выполняющие в производственном процессе роль предметов труда, участвуют в нем однократно и переносят всю свою стоимость на себестоимость изготовляемой продукции единовременно. Для осуществления непрерывного технологи¬ческого процесса производства предприятия должны создать соответствующие запасы материалов, полуфабрикатов, топлива и т. д. на складе. Однако запасы не должны быть чрезмерными, поскольку в противном случае затраченные на их создание деньги будут находиться без движения и поэтому не смогут быть использованы для выполнения других хозяйственных операций. Лимиты, или потребные нормы, материальных запасов устанав¬ливаются субъектами исходя из объемов потребления, частоты завоза материалов и дру¬гих показателей. Соответствие фактических запасов установленным нормативам следует постоянно контролировать и регулировать в ходе принятия управленческих решений.
Поэтому организация бухгалтерского учета материальных ценностей должна обеспе¬чить решение следующих задач: контроль за установленными нормами материальных запасов, за их сохранностью, сво¬евременным и полным оприходованием; своевременное и полное документальное оформление всех операций по движению за¬пасов и исчисление их фактической себестоимости; контроль за состоянием складских запасов с целью выявления и последующего использования, ненужных в производстве товарно-материальных ценностей. Потребление материалов в процессе производства приводит к появлению отходов, ко-торые подразделяются на возвратные и безвозвратные.
Безвозвратные отходы в виде угаров, распыла, усушки и т. п., не имеющие реальной ценности, возврату на склад и оценке не подлежат.
Учет товарно-материальных запасов неразрывно связан с состоянием и организа¬цией складского и весоизмерительного хозяйства. Необходимыми условиями организа¬ции складского хозяйства являются: наличие оборудованных складских помещений или специально оборудованных (забе¬тонированных и огороженных) площадок для материалов открытого хранения; размещение материалов по секциям складов, а внутри них - по отдельным группам и типоразмерам; оснащение мест хранения материалов необходимыми весовыми средствами, измери¬тельными приборами и мерной тарой.
На разных хозяйствующих субъектах могут быть организованы следующие виды складов: специализированные - для хранения материальных ценностей строго определенной номенклатуры (например, в черной металлургии склады химикатов, черных метал¬лов и др.); универсальные или центральные склады, объединяющие различные группы и виды хра¬нимых товарно-материальных ценностей. Возможны следующие варианты складских сооружений: закрытые одноэтажные и многоэтажные, отапливаемые и неотапливаемые); полузакрытые навесы для предохранения от осадков; специализированные - с бункерами для сыпучих материалов, емкостями для топлива, кислот и т. д.
Складские помещения должны быть оснащены техническими средствами охраны, автоматической (стационарной) пожарной защитой и пожарной сигнализацией.
Размещение материальных ценностей по секциям складов, по отдельным группам и типоразмерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т. д.) должно обеспечивать их быструю приемку, отпуск и проверку наличия. В местах хранения каждого вида материала (товара) прикрепляется ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале (товаре). Не следует допускать хранение одних и тех же материалов (товаров) на разных складах.
Склады хранения штучных материалов (товаров) должны отвечать следую¬щим требованиям: обеспечивать сохранность ценностей без изменения их качества; быть удобными при укладке и выемке ценностей; позволять максимально использовать полезный объем складских помещений; обеспечивать конструктивно изменения емкости при изменении габаритов и количества хранимых в них материалов (товаров).
Места хранения должны быть оснащены необходимыми весоизмерительными прибора¬ми и мерной тарой. Все измерительное оборудование, установленное в местах хранения товарно-материальных ценностей, подлежит проверке и тарированию в установленные сроки.
Склады должны быть оборудованы средствами автоматического контроля, учета и управления.
При значительных количествах используемых материалов или реализуемых товаров особо важным моментом в организации их учета является одинаковое и правильное указа¬ние наименований ценностей, единиц измерения, сорта, марки и т. п. во всех приходных, расходных и других документах, отражающих движение материалов или товаров. Это важно для компьютерной обработки первичной информации, когда на всех документах должны быть указаны определенные шифры.
С этой целью применяется номенклатура материальных ценностей с указанием в ней номенклатурных номеров.
Номенклатура - это систематизированный перечень установленных наименований материа¬лов (товаров) и их единиц измерения, используемых хозяйствующим субъектом. В номенклатуре каждому наименованию, марке, сорту и размеру материалов (товаров) присваивается услов¬ный номер (шифр), именуемый номенклатурным номером, который в обязательном порядке указывается во всех документах по учету движения материалов (товаров). Если в номенклату-ре будет указана учетная цена материалов (товаров), т.е. договорная или планово-расчетная, принятая субъектом в текущем учете, тогда это будет номенклатура-ценник.
Номенклатура и номенклатурные номера должны быть разработаны хозяйствующим субъектом самостоятельно либо на договорной основе с помощью консалтинговых служб и утверждены руководителем субъекта. Номенклатура материалов (товаров) и номенкла¬тура-ценник размножаются в необходимом количестве экземпляров и передаются соответ¬ствующим службам и материально-ответственным лицам субъекта.
При составлении номенклатуры и номенклатурных номеров все материалы (товары) подразделяются на группы. Например, в ТОО «Лезарт», металлы - 1, химикаты - 2, мате¬риалы - 3 и т. д.
Каждая группа материалов (товаров) делится на подгруппы - учетные группы.
Например, в группе химикатов в подгруппы могут быть выделены краски, растворители, клей и т. д., в группе металлов – лист из нержавейки, лист стали электроды и т. п. Если количество подгрупп окажется больше, чем групп, то их можно шифровать дву¬мя знаками - 00-99. В подгруппе материалы (товары) подразделяются на виды, марки, сорта и по размерам. Например, виды красок - эмалевые, анилиновые; марки красок - В/12, Б/16; сорт - высший или первый. В лесных материалах может быть подгруппа пиломатериалов, вид - шпалы, сорт - первый и т. д. При очень значительном перечне потребляемых материалов или реализуемых товаров для шифровки марок, сортов и размеров могут быть использованы тори знака – 000-999. Как правило, первые три знака соответствуют шифру бухгалтерского счёта, следующие – шифру субсчёта в рабочем плане счетов, а последующие знаки – шифрам группы и подгруппы конкретного вида ценностей.
Номенклатура – ценник материалов может быть представлена в следующем виде:
Таблица 3

Номенклатурный номер
Наименование материалов (товаров)
Единица
измерения
Цена

201319214
Краска порошковая
и.д.
кг
796 тенге
В данном номере первые три знака 201 - это номер счета «Сырье и материалы», 3 - субсчет «Вспомогательные материалы», 19 - подгруппа красок, 214 - порядковой номер конкретного наименования материалов «Краска порошковая».
В целях упрощения учета целесообразно определить оптимальное число учетных групп материалов, объединяя в один номенклатурный номер несколько сорторазмеров однород¬ных материалов с одинаковыми ценами.
Наличие номенклатуры-ценника является одним из условий, способствующим при¬менению хозяйствующим субъектом наиболее прогрессивного оперативно-бухгалтерско¬го (сальдового) метода аналитического учета материальных ценностей, по которому на практике чаще всего организуется аналитический учет в связи с тем, что наиболее распро¬страненным методом их оценки является средневзвешенная стоимость.
Единым правилом для всех хозяйствующих субъектов должна являться правильная организация учета товарно-материальных ценностей раздельно по материально-ответствен¬ным лицам, а в необходимых случаях и по местам хранения ценностей. Материальная от¬ветственность представляет собой правовые отношения между торговым предприятием и его работниками, которые обязывают их возмещать ущерб, возникающий вследствие не¬достачи, порчи, хищения ценностей в результате неправильных действий или бездействия работников, повлекших за собой возникновение ущерба.
В связи с тем, что работники складского хозяйства являются материально-ответствен¬ными лицами, они обязаны обеспечивать сохранность и предупреждать хищения вверен¬ных им ценностей.
Договор о материальной ответственности представляет собой двустороннее соглашение, по которому стороны берут на себя определенные обязатель¬ства и имеют возможность требовать друг от друга выполнения принятых пунктов догово¬ра. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается, с одной стороны, администрацией, с другой - материально-ответственным лицом. Первый экземпляр хранится у администрации, второй - у материально-ответственного лица. Все изменения должны быть внесены в оба экземпляра договора. Договор вступает в силу со дня его подписания и действует весь период работы материально-ответственного лица.
В договоре о материальной ответственности следует оговорить условия труда, порядок ведения учета и представления отчетности в бухгалтерию, мероприятия по обеспечению сохранности ценностей и порядок возмещения причиненного ущерба. Договор о матери¬альной ответственности, может быть, расторгнут по инициативе сторон в случае несоблюде¬ния любой из них своих обязательств.
Перемещение работников с материальной ответственностью (перевод, увольнение, уход в отпуск и возвращение из отпуска, продолжительная болезнь и т. п.) обязательно сопро¬вождается инвентаризацией ценностей.
В случае не обеспечения сохранности ценностей материально-ответственные лица при¬влекаются к ответственности. Основанием для этого являются данные инвентаризацион¬ной описи и письменное объяснение материально-ответственного лица о причине образо¬вания ущерба. Ущерб должен быть возмещен добровольно. При отказе от добровольного возмещения споры разрешаются через суд. Работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причинен¬ного по их вине хозяйствующему субъекту, в случаях, когда: между работником и субъектом заключен письменный договор о принятии на себя ра¬ботником полной материальной ответственности за не обеспечение сохранности имуще¬ства и других ценностей, переданных ему для хранения или других целей; имущество и другие ценности были получены работником в подотчет по разовой дове¬ренности или по другим разовым документам; ущерб причинен действиями работников, содержащими признаки деяний, преследуе¬мых в уголовном порядке; ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, товаров, полуфабрикатов, изделий (продукции).
Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисципли¬нарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), в результате которого причинен ущерб хозяйствующему субъекту.
У материально-ответственных лиц, осуществляющих хранение материальных ценнос¬тей, должны быть: инструкции по приемке, хранению, отпуску и учету материальных ценностей, утверж¬денные руководителем субъекта; номенклатура-ценник материалов (товаров), находящихся в обращении на данном складе; нормы запаса материалов, отклонения от которых должны сообщаться службе марке¬тинга; список должностных лиц, которым предоставлено право требовать и разрешать отпуск материалов, с образцами их подписей; список должностных лиц, которые обязаны входить в состав комиссий по приемке материальных ценностей; список материалов (товаров), которые должны приниматься при обязательном участии комиссии; график работы склада; сроки поверки весов и измерительных приборов.
Любое предприятие обязано организовать хранение как собственных товарно-матери¬альных ценностей, так и имеющихся у него на ответственном хранении. Факторами, влия¬ющими на формы работы складских служб, являются: общая площадь и технические характеристики склада; местонахождение склада по отношению к предприятию в целом и к производственным (торговым) помещениям; частота поступлений ценностей на склад; количество потребления (продаж) за определенный период; натуральные характеристики ценностей и совместимость по условиям хранения; технические средства перемещения ценностей в пределах склада; необходимость доработки при их хранении; объем и ассортимент товарно-материальных запасов.
В зависимости от перечисленных факторов предприятие выбирает способ их хра¬нения.

Порядок документального оформления операций по поступлению товарно-материальных ценностей

Товарно-материальные ценности могут поступать от разных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименова¬ние сторон, предмет договора (наименование и количество материалов или товаров), цены, сроки поставки, порядок расчетов и др.
Основными документами, которыми оформляется отгрузка ценностей поставщи¬ками, являются счет-фактура и товарно-транспортная накладная Счет-фактуру выписывают в двух экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен для покупателя.
В зависимости от формы расчетов, согласованной договором поставки, расчетным документом может служить платежное требование или платежное поручение, если за на¬личный расчет - то кассовый чек.
При проверке выписанных поставщиками документов необходимо обращать внимание, насколько соблюдены условия договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству ценностей, а также на правильность цен, возможных скидок, транспортных рас¬ходов, арифметических подсчетов.
По характеру доставки различают приемку:
1.по количеству;
2.качеству и комплектности.
Приемка по количеству - это приемка ценностей в установленные сроки: - по массе нетто и их количеству при поставке их без тары или в открытой таре; по массе брутто и числу мест продукции, поставляемой в таре, с последующей провер¬кой массы нетто и количества товарных единиц в каждом упакованном месте.
Приемка по качеству - это проверка в установленные сроки сохранности качества и комплектности ценностей, соответствия требованиям стандартов, технических условий, образцам, рецептурам и другим условиям, предусмотренным договором поставки.
Во всех случаях их должны принимать материально-ответственные работники пред¬приятия, поскольку в бухгалтерском учете порядок приемки ценностей тесно связан именно с моментом возникновения материальной ответственности. Материальная от¬ветственность возникает с момента приемки ценностей по количеству материально-ответственными лицами.
Если приемка ценностей по качеству совпадает по времени с их приемкой по количе¬ству, то она дополняет последнюю, и материальная ответственность наступает в полном объеме.
Приемка ценностей по качеству и комплектности, в случае ее несовпадения по времени с приемкой по количеству, дает основание для списания с материально-ответственных лиц по актам сумм, связанных с несоответствием качества или комплектности, а также для предъявления претензий и санкций поставщику. Приемку следует проводить в установлен¬ные сроки и организовывать ее так, чтобы можно было определить, где, когда и по чьей вине произошла недостача ценностей или ухудшение их качества. Все это имеет важное значение в обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей, сокращении то¬варных потерь.
Для получения материальных ценностей со склада поставщика работнику складского хозяйства выдается доверенность. Доверенность - документ на право получения опреде¬ленным лицом товарно-материальных ценностей. Ответственность за пра¬вильную выдачу доверенностей, их учет и контроль за выполнением поручений возлагает¬ся на бухгалтера. Доверенность подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные по приказу. Выданные доверенности должны строго учитываться. Для этого их регистрируют в специальном журнале , который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен печатью. В нем указывают: номер доверен¬ности, дату выдачи, срок действия, должность и фамилию лица, кому выдана доверен¬ность, его подпись, наименование поставщика, наименование и количество товаров или документ, по которому получают ценности (номер и дата наряда, счета, спецификации и др.). В этом журнале должна быть расписка в получении доверенности и отметка бухгал¬терии об ее использовании. Работник, получивший доверенность, обязан отчитаться перед бухгалтерией предоставлением документов о выполнении поручения, а неиспользованные доверенности возвратить. Не допускается выдача доверенностей, которые не заполнены или заполнены частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны. Доверенности выдают на определенный срок, но, как правило, не более чем на 10 дней.
Материально-ответственное лицо, получившее доверенность, приняв и оприходовав ценности не позднее следующего дня, независимо от того, получены ценности полностью или частично, должно представить в бухгалтерию организации все оправдательные доку¬менты. В журнале учета выданных доверенностей делается соответствующая отметка, то есть указываются номер и дата сопроводительного документа. Если ценности не получе¬ны, доверенность возвращают в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения срока действия доверенности. При этом бухгалтер погашает ее надписью «Не использова¬на» и делает отметку в журнале учета выданных доверенностей. Неиспользованные дове¬ренности хранятся в бухгалтерии до конца отчетного года у бухгалтера, ответственного за их регистрацию.
Контроль за соблюдением поставщиком установленного порядка отпуска по доверен¬ностям товарно-материальных ценностей возлагается на его руководителя и главного бух¬галтера. Контроль за своевременным и полным оприходованием ценностей должен осуществляться систематически на основе соответствующих документов поставщиков субъек¬том-получателем.
Бланки доверенностей являются документами строгой отчетности. Книжки доверенно¬стей должны быть пронумерованы с указанием на последнем листе количества листов прописью за подписью главного бухгалтера.
Для приемки груза на станции железной дороги, в аэропорту предприятия выделяют материально-ответственных лиц, которым выдают доверенность, распоряжение на получение груза и грузовую квитанцию.
Все они должны хорошо знать правила приемки грузов от органов транспорта. Предъявив удостоверение личности и указанные документы транспортному органу и уплатив установленные сборы, материально-ответственное лицо получает от него желез¬нодорожную (авиа) накладную, а также другие сопроводительные документы, сертификат карантинное удостоверение, таможенную декларацию и т. п. Представители получателя, уполномоченные для приемки груза, должны тщательно оз¬накомиться с транспортной накладной и другими сопроводительными документами и прове¬рить, действительно ли данный груз направлен в адрес получателя, в каком порядке принят груз к перевозке, за чьими пломбами доставлен груз, не нарушен ли срок доставки груза, номера транспортных средств и т. д. Затем они вместе с представителем транспортной орга¬низации либо без него обязаны проверить, была ли обеспечена сохранность груза при пере¬возке. С этой целью проверяют целостность груза, правильность закрытия дверей, люков, крыш и т. п. на транспортных средствах (вагоне, цистерне и т. п.) или на контейнерах, нали¬чие и целостность пломб, ясность оттисков на них, исправность тары и упаковки каждого отдельного места и т. д. Это дает возможность наметить конкретный порядок приемки груза и предъявления определенных требований к органу транспортной организации.
Если никаких повреждений не обнаружено, получатель делает об этом отметку в на¬кладной. Груз выдается после проверки соответствия наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе, проверки массы, ко¬личества мест, а в необходимых случаях - состояния груза. Если транспортные организации выдают груз без проверки массы, то это отмечается на обороте железнодорожной (авиа) накладной. Без проверки массы выдают, например, тарные и штучные грузы, поступившие в исправной таре и упаковке либо в сопровожде¬нии проводников; грузы, прибывшие в исправных контейнерах за исправными пломбами грузоотправителя; грузы, принятые к перевозке по стандартной массе, указанной на гру-зовых местах (за исключением некоторых продовольственных товаров). Незатаренные то¬вары при приемке перевешивают. При этом выписывают специальный документ - отвес, в котором указывают состояние груза, количество товара по транспортным документам и фактически принятого. Факт приемки груза получатель удостоверяет распиской в дорож¬ной ведомости, а представитель транспортной организации подтверждает сдачу груза сво¬ей подписью в транспортном документе.
В случае установления каких-либо нарушений, повреждений упаковки, тары, порчи груза, несоответствия массы груза или количества мест, несоблюдения сроков доставки и температурного режима при перевозке по скоропортящимся товарам, а также в других случаях, предусмотренных правилами, действующими на транспорте, представители по¬лучателя требуют от органов транспорта обязательной проверки количества мест, массы и состояния груза либо взвешивания части груза и проверки содержимого каждого по¬врежденного места по кипным картам, упаковочным ярлыкам, описям и другим докумен¬там. Если в результате проверки будут установлены факты недостачи, повреждения или порчи груза, свидетельствующие о ненадлежащем исполнении договора перевозки, пред¬ставители получателя должны потребовать от организаций транспорта составления ком¬мерческого акта.
В тех случаях, когда выявленная недостача не превышает установленной нормы есте¬ственной убыли ценностей при их перевозке и установленной нормы допустимых расхож¬дений в показаниях весов, коммерческий акт не составляется, а о недостаче делают отмет¬ку в накладной. Такая недостача возмещается за счет предприятия-получателя, то есть относится на его общие и административные расходы. Коммерческий акт является основанием для предъявления получателем претензии транс¬портной организации либо к поставщику-грузоотправителю, если органы транспорта не виновны в возникновении тех убытков, которые были установлены при приемке груза. Ценности, принятые на станции железной дороги, или в аэропорту, доставля¬ются непосредственно предприятию-получателю, как правило, автомобильным транспор¬том. Перевозка товаров автомобильным транспортом оформляется выпиской товарно-транс¬портной накладной. Материальную ответственность за сохранность перевозимых грузов несет водитель. Прием груза к перевозке он удостоверяет подписью во всех экземплярах товарно-транспортной накладной, один из которых остается у грузоотправителя.
Доставленный покупателю груз водитель сдает материально-ответственным лицам пред¬приятия. Грузы, прибывшие в исправных контейнерах и цистернах с неповрежденными пломбами грузоотправителя, выдают получателю без проверки массы, состояния и коли¬чества мест, а поступившие в исправной таре принимают от перевозчика по числу мест и массе брутто или количеству единиц и массе нетто по трафарету.
При обнаружении неисправной тары, а также других неисправностей, например прибы¬тие в неисправном кузове, с нарушенными пломбами или без них на фургоне, контейнере и т. п., проверяют груз в поврежденных местах. При установлении недостачи, порчи или повреждения составляют акт, о чем делается отметка в товарно-транспортной накладной.
Сдача груза оформляется распиской водителя и получателя в товарно-транспортной накладной, один экземпляр которой остается у получателя, а два - у водителя.
Иски и претензии за утрату, недостачу, порчу или повреждение грузов по вине перевоз¬чика на основании соответствующих актов предприятие предъявляет автотранспортному предприятию, а тот, в свою очередь, - водителю. Если же перевозчик не виновен, то пре¬тензии предъявляют грузоотправителю.
Приемку ценностей на складе поставщика, как правило, производит материально-от¬ветственное лицо покупателя по доверенности путем проверки соответствия количества и качества данным сопроводительных документов. При этом упакованные ценности прини¬мают по количеству мест и массе брутто или количеству товарных единиц и массе нетто по трафарету. В этих случаях необходимо тщательно проверить исправность тары и маркиров¬ки. Если будет установлена неисправность тары или маркировки, получатель должен по¬требовать вскрытия тары и проверки содержимого по количеству единиц, массе нетто и качеству.
При приемке упакованных ценностей на сопроводительных документах необходимо сделать надписи «Ценности приняты по массе брутто и количеству мест без фактической проверки» и «Ценности приняты по качеству согласно документам поставщика без факти¬ческой проверки» за подписями лиц, сдавших и принявших товар. Эти отметки лишают поставщика возможности отрицать факты недостачи, несоответствия качества, комплект¬ности ценностей со ссылками на то, что они приняты по количеству и качеству согласно данным сопроводительных документов и подписям.
Ценности без тары или в открытой таре принимают на складе поставщика по количе¬ству единиц, массе нетто и по качеству или комплектности.
Приемку (сдачу) оформляют распиской в документе материально-ответственного лица, получившего и сдавшего ценности. Расписка в документе и сдача груза для перевозки являются моментом перехода права оперативного управления ценностями к предприятию-получателю, а также моментом возникновения материальной ответственности лица, полу-чившего их.
Порядок количественной и качественной приемки на складе покупателя во многом за¬висит от того, поступают ли ценности в таре или без тары (в открытой таре).
Если они поступили без тары или в открытой таре, то их принимают по массе нетто, количеству товарных единиц с одновременной проверкой сохранности качества (комплек¬тности) в пути следования, т. е. количественная и качественная приемка совпадают по времени с приемкой ценностей от автотранспорта.
Если ценности поступили в исправной таре, то их принимают от автотранспорта по количеству мест и массе брутто. Приемка ценностей, поступивших в исправной таре, по массе нетто, количеству товарных единиц в каждом месте, по качеству и комплектности осуществляется, как правило, на складе конечного получателя в момент вскрытия тары, но не позднее установленных сроков.
Принимают ценности материально-ответственные лица. Если в ходе приемки будет ус¬тановлена недостача или несоответствие качества, комплектности, маркировки поступив¬ших ценности, тары или упаковки действующим требованиям, то дальнейшая приемка пре¬кращается. В связи с этим должна быть обеспечена сохранность принимаемых ценностей.
Их нельзя смешивать с другими однородными видами и на них необходимо составить акт первичной приемки ценностей. Одновременно необходимо вызвать представителя постав¬щика, находящегося в этом городе, для участия в продолжение приемки и составления двустороннего акта. Вызов иногороднего поставщика обязателен лишь в случаях, когда это предусмотрено договором. При неявке представителя поставщика в положенный срок или если его вызов необязателен, дальнейшая приемка по количеству и составление акта о недостаче или излишках осуществляется без него.
Акты вместе с сопроводительными документами служат основанием для оприходова¬ния товарно-материальных ценностей и тары, фактически поступивших на предприятие. Кроме того, акты, составленные после оприходования ценностей, являются основанием для списания по ним сумм с материально-ответственных лиц и предъявления рекламаций к поставщикам или транспортным организациям.
Одновременно с приемкой ценностей принимают тару по количеству и качеству. При этом проверяют ее маркировку, категорийность мешков, целостность тары, правильность цен и т. п.
Материальные ценности, поступившие и проверенные по количеству и качеству (комп¬лектности), принимают материально-ответственные лица. Материальная ответственность наступает в момент наложения штампа и расписки материально-ответственного лица в сопроводительных документах или составления специального акта. В штампе указывается стоимость фактически принятых товаров и тары, и ставятся подписи материально-ответ¬ственных лиц. Если при приемке был составлен акт на недостачу, несоответствие качества, то на сопроводительном документе делается отметка о составлении акта с указанием его номера и даты.
В случае поступления ценностей без сопроводительных документов поставщика их принимает комиссия, в состав которой включают материально-ответственных лиц, специ¬алистов и представителей администрации. Комиссия составляет акт об их приемке. В акт записывают фактически принятые ценности по количеству и качеству. Акт составляют в двух экземплярах, один из которых направляют поставщику с просьбой выслать срочно счет-фактуру (платежное требование).....