Актуальность работы. Для любой современной организации жизнен-но важно постоянно совершенствовать механизм оформления и составления управленческой документации, так как это прямо влияет на качество приня-тия управленческих решений.
К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение дея-тельности казахстанских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства.
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников во-прос о грамотности и своевременности составления управленческой доку-ментации становится все более актуальным. Основные проблемы, возникаю-щие при этом, выглядят следующим образом:
- структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбеж-но падает качество обслуживания клиентов и способность организации под-держивать внешние контакты;
- это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
- приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование но-вых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
- для производственных предприятий увеличение штата может по-влечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
- оказывается, что штат увеличен, производительность упала, произ-водство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увели-чении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.
В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее рас-ширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Осознав важность совершенствования оформления и составления управленческой документации, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь автоматизировать указанный процесс. Может быть основной являет-ся проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основным недостат-ком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автомати-зации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных про-цедур.
Одним из самых важных факторов успешного развития предприятий является качество его управления. Следствием качественного управления бу-дет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников. С нашей точки зрения ошибкой является попытка решать задачи совершенствования оформления и составления управленческой документации только лишь в рамках автоматизации прикладных процедур, т.к. это приводит к наруше-нию принципов ведения делопроизводства по единым правилам в масштабах всей организации из-за разных представлений разработчиков АРМ о сущно-сти ДОУ и несовместимости продуктов разных производителей.....