Қатынас құралының бұл түрлері де күнделікті өмір қажетінен туып, өз алдына орныққан бөлек жүйе болып саналады.Іс қағаздарының әрқайсысының бұрыннан белгілі бірыңғай сөздері, қалыптасқан сөз тіркестері мен сөйлем үлгілері болады., қалыптасқан сөз тіркестері мен сөйлем үлгілеріболады. Іс қағаздарын жазу-жаттығу, дағдылану арқылы меңгеріледі.
Қызметтік құжаттарды, хаттарды жазарды есте болатын кейбір жағдайлар:
1. Қызметтік құжаттар бейтарап (нейтралбный) қалыппен, ресми түрде жазылуы керек. Қызметтік хат жазу барысында адресатты марапаттап, мадақтайтын, немесе намысына тиетін, дөрекі сөздерді қолданудан аулақ болған жон.
2. Адресаттың сізден қызмет дәрежесінің төмен я жоғарылығына қарамастан «тез арада орындаңыз», «Кідіртпейжауабын я қортындысын хабарлаңыз», «Қысқа мерзімде жауап беріңіз» деген сөйлемдерді қолданбағаныңыз жөн. Оның орнына хаттың жауабын я мәселенің шешімін білгіңіз келетінін «Осы күнге дейін жауап беруіңізді сұраймын» деп белгілі бір күнді көрсетіңіз немесе «Өз шешіміңіздіи хабарлауыңызды сұраймын» деген сөйлемдерді қолдану арқылы білдіріңіз.
3. Өз өтініш, талаптарыңызды орынды көрсете білуге тырысыңыз. Қызмет бабындағы, кез келген оқйға, жағдай, мәселеге баға беріп, оны ресми құжаттақа көрсету, баяндау я хабарлау барысында барынша салқынқандалық таңытыңыз. Көп эмлцияға бой ұрмаңыз. Фактілерді обьективті түрде көрсетіңіз. Қызмет бабында ресми түрде шара қолдану түрін анықтау барысында адамгершілік танытуға тырысады барынша нақты болуы керек.
4. Егер қызметтік хатта мекеменің, я қызметекердің өтініші я болмаса тапсырылған ісін орындау мүмкін емес екендігін айтқыңыз келсе хатты бірден «ол мәселенің орындалуы я қабылдануы мүмкін емес» деген сөздерден бастамаңыз. Алдымен аталған мәселеге тоқталып, содан кейін өз шешіміңіздің себебін негізді етіп түсіндіріп, содан кейін барып бұл өтініштің, я болмасы істің қазіргі жағдайда орындалуы мүмкін болмай тұрғанын айтыңыз. Қажет болған жағдайда бұл мәселенің қайта қаралуы да мүмкін екенін айта кетуге болады ....